Algemene bepalingen
Artikel 1
1. In dit reglement wordt verstaan onder de stichting: de Stichting Fundashon Ambulans Deseo Korsou (hierna: FADK), gevestigd te Willemstad, Curaçao, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Willemstad, Curaçao onder nummer 158754.
2. De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 5 oktober 2021 bij notaris mr Hu-A-Ng te Willemstad, Curaçao.
3. Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in de artikelen 3, 4, 5, 6, 7 en 8 van de Statuten.
4. De Raad van Toezicht: dient nog te worden benoemd (artikel 9 van de Statuten).
5. Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd.
6. Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.
Doelstelling
Artikel 2
1. De doelstelling van FADK is vastgelegd en gepubliceerd op de website van FADK.
Het bestuur
Artikel 3
Het bestuur:
1. Bestuurt en vertegenwoordigt de stichting.
2. Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement).
3. Kan voor bepaalde tijd werkgroepen en/of projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid. In een groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering.
4. Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 250,00 NAfl.
5. Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen.
6. Handelt binnen de gestelde kaders.
7. Draagt bij een vacature in het bestuur een nieuwe kandidaat voor.
8. Bestaat uitsluitend uit natuurlijke personen.
9. Benoemt nieuwe bestuursleden bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing tijdens een reguliere bestuursvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon tijdens vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
10. Spant zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ABNI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
11. Draagt er zorg voor dat het bestuur van de stichting uit maximaal vijf (5) personen bestaat.
De voorzitter:
a) Heeft algemene leiding van de stichting;
b) Vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
c) Overlegt met officiële instanties;
d) Geeft leiding aan het bestuur;
e) Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
f) Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
g) Leidt de bestuursvergaderingen;
h) Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
i) Is tekenbevoegd in combinatie met een ander bestuurslid;
j) Stelt voor de jaarlijkse bestuursvergadering waarin het (concept) beleidsplan wordt vastgesteld samen met de overige bestuursleden het (concept) beleidsplan op;
k) Ziet erop toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De vicevoorzitter:
a) Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid;
b) Vertegenwoordigt de stichting in taalgebieden waar de voorzitter de taal niet beheerst;
c) Voert jaarlijks voorafgaand aan de bestuursvergadering waarin de financiële situatie van FADK wordt besproken een kascontrole uit. De vicevoorzitter wordt hierin gesteund door een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ondersteunt een ander bestuurslid de vicevoorzitter. Doet waar nodig voorstellen tot correctie of verbetering van de financiële administratie voor het volgende jaar. Adviseert de bestuursvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen;
d) Voert een tussentijdse kascontrole uit op het moment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert ook hier tot het al dan niet verlenen van decharge;
e) Is tekenbevoegd in combinatie met een ander bestuurslid;
f) Houdt intern toezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief voorzitter) en controleert het naleven van statuten, het huishoudelijk reglement en de gemaakte afspraken in de bestuursvergaderingen;
g) Vervult deze rol tot het moment dat er een Raad van Toezicht deze taak gaat overnemen;
De penningmeester:
a) Voert de financiële administratie;
b) Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
c) Stelt financiële overzichten op;
d) Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
e) Zorgt ervoor dat de financiële administratie, de manier waarop deze administratie gevoerd wordt en het financiële jaarverslag niet onnodig afwijkt van geldende richtlijnen;
f) Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen;
g) Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
h) Begroot inkomsten door donaties en inzamelingsacties en project uitgaven. Voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
i) Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
j) Neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen en/of projectgroepen decharge te verlenen;
k) Is tekenbevoegd in combinatie met een ander bestuurslid;
l) Onderhoudt contacten met donateurs, sponsoren en subsidieverstrekkers.
De secretaris:
a) Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld:
b) De datum en plaats van de vergadering;
c) De aanwezige en afwezige bestuursleden;
d) De verleende volmachten;
e) De genomen besluiten;
f) Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website en/of overige sociale media;
g) Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
h) Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
i) Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
j) Archiveert alle relevante documenten;
k) Onderhoudt contacten met de ambassadeurs van FADK;
l) Is tekenbevoegd in combinatie met een ander bestuurslid;
m) De secretaris beheert de Dropbox van FADK, waarin de gegevens van FADK zijn vastgelegd. Hij of zij zorgt ervoor dat de Dropbox actueel en betrouwbaar is, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is;
Bestuurslid operations:
a) Onderhoudt de contacten met alle vrijwilligers van FADK;
b) Reageert en beoordeelt wensaanvragen;
c) Onderhoudt de contacten met de wensaanvragers;
d) Plant de wensen in overeenstemming met de vrijwilligers en overige relevante derden in;
e) Onderhoudt samen met de (vice) voorzitter de relevante contacten voor wat betreft het operationele proces;
f) Ziet toe op onderhoud van het materiaal van FADK en relevante derden;
g) Plant het onderhoudt in van de relevante middelen van FADK;
h) Selecteert samen met een ander bestuurslid de nieuwe vrijwilligers van FADK;
i) Bespreekt samen met de andere bestuursleden van FADK het functioneren van de vrijwilligers;
j) Is tekenbevoegd in combinatie met een ander bestuurslid.
De bestuurders gezamenlijk:
a) Beheren de website en de sociale mediakanalen;
b) Zien erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar zijn;
c) Zorgen ervoor dat de inhoud actueel en volledig zijn;
d) Voeren eindredactie van teksten op de website en de sociale mediakanalen;
e) Beoordelen de content die voor plaatsing op de website en de sociale mediakanalen wordt aangeboden en dat er geen teksten en/of foto’s worden geplaatst die niet wenselijk of ongepast zijn;
f) Zien erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl;
g) Onderhouden contacten met hen die teksten of andere content voor de website en de sociale mediakanalen aanleveren;
h) Beantwoorden binnenkomende e-mail;
i) Plaatsen jaarverslagen en andere openbare informatie op de website geplaatst.
Bestuursbesluiten
Artikel 4
Het bestuur neemt:
1. Met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn.
2. Alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering.
3. Besluiten over geagendeerde voorstellen met enkelvoudige meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
4. Besluiten met enkelvoudige meerderheid van stemmen over niet geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
5. Geldige besluiten, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
Frequentie vergaderingen
Artikel 5
1. Het bestuur vergadert ten minste 4 maal per jaar. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom verzoeken.
2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen 4 weken na het indienen van het verzoek gehouden.
3. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
4. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur.
5. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Agenda vergaderingen
Artikel 6
1. Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
2. De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering naar de overige bestuurders.
3. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
4. Vergaderingen worden de vergadering afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.
Notulen vergaderingen
Artikel 7
1. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
2. Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
3. Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website en/of sociale media gepubliceerd.
Inbreng tijdens de vergadering
Artikel 8
1. Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht.
2. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgend overleg.
3. Iedere bestuurder kan één of meer plaatsvervangers voordragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is.
4. Het bestuur kan de voorzitter vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De voorzitter neemt in deze een beslissing.
5. Iedere bestuurder kan zich in het bestuur door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen op grond van een daartoe strekkende, schriftelijk verleende volmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering moet worden overhandigd aan de voorzitter van die vergadering.
Communicatie
Artikel 9
1. Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met haar donateurs, sponsoren, patiënten, familie, partners en de media.
2. Gelet op het internationale karakter van Curaçao zal de communicatie in het Nederlandse en in het Papiaments plaatsvinden. Indien noodzakelijk wordt er gecommuniceerd in het Engels.
3. Primair is de (vice) voorzitter verantwoordelijk voor de communicatie van FADK.
4. De (vice) voorzitter is in voorkomende gevallen andere bestuursleden verzoeken deze communicatie van hem of haar over te nemen.
Donaties
Artikel 10
1. Donaties, schenkingen en legaten kunnen door een notaris worden ontvangen.
2. Donaties, schenkingen en legaten kunnen, indien de donateur daaraan waarde hecht, besteed worden aan een door de donateur beoogd doel.
3. Donaties en schenkingen in contanten dienen per voorkeur te worden voorkomen.
4. Donaties en schenkingen worden gestort op de bankrekening van FADK.
5. Donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich en het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit.
Declaraties
Artikel 11
1. Bestuursleden en vrijwilligers zijn gerechtigd voorgeschoten uitgaven te declareren.
2. Voor declaraties wordt alleen het declaratieformulier gebruikt.
3. Bestuursleden en vrijwilligers zijn niet gerechtigd een vergoeding te ontvangen of zich op andere wijzen voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding zich te laten compenseren.
Royement
Artikel 12
1. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij of zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
2. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij of zij tussen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en uit hoofde van hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.
3. Een bestuurslid kan geroyeerd worden als hij of zij niet voldoet aan het gestelde in de ANBI-voorwaarden; ‘bestuurders en gezichtsbepalende personen mogen niet veroordeeld zijn voor het plegen van een misdrijf’ en/of niet voldoen aan de ‘integriteitseis’.
Maatschappelijke verantwoordelijkheid
Artikel 13
1. De stichting streeft niet alleen algemeen nut beogende doelen na, maar spant zich ook in om de maatschappelijke voetafdruk tot het minimum te beperken.
Slotbepalingen
Artikel 14
1. In gevallen waarin de wet, de statuten of dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.